Leistung 03
Dokumente & PDF-Automation für Betriebe in Erfurt
Angebote tippen, Rechnungen abtippen, Belege sortieren — Dokumentenarbeit frisst Zeit und schleicht sich mit Fehlern ein. Ich automatisiere das Erstellen, Auslesen und Versenden Ihrer Dokumente.
Kostenloses ErstgesprächDas Problem
Für jedes Angebot und jede Rechnung werden dieselben Felder von Hand ausgefüllt, Daten aus anderen Listen herauskopiert und Dokumente einzeln verschickt. Gescannte Belege landen in einem Ordner und müssen mühsam zugeordnet werden. Das dauert — und kleine Tippfehler haben große Wirkung.
Wie ich es löse
Ihre Vorlagen werden automatisch mit den richtigen Daten befüllt und als fertiges PDF erzeugt. Gescannte Belege liest eine Texterkennung (OCR) aus, ordnet sie dem richtigen Vorgang zu und legt sie ab. Auf Wunsch geht das fertige Dokument direkt per E-Mail raus.
Beispiel aus der Praxis
In einem Zeitarbeitsunternehmen werden gescannte Rechnungs-PDFs per OCR ausgelesen, automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet und per Outlook versendet — vom Eingang bis zum Versand ohne manuelle Eingriffe.
Typische Einsatzfälle
- → Angebote und Verträge aus Vorlagen automatisch erstellen
- → Rechnungen erzeugen und versenden
- → Gescannte Belege per OCR auslesen und zuordnen
- → Daten aus PDFs in Excel oder Programme übernehmen
- → Serienbriefe und Sammelmappen
Eingesetzte Technik
Drei typische Projekte
Beispielhafte Szenarien aus dem Alltag kleiner Betriebe in Erfurt und Thüringen.
Malerbetrieb
Angebote automatisch aus Vorlage erstellen
Ein Malermeister befüllte Angebotsvorlagen per Hand — Name, Adresse, Leistungen, Preis. Ein Skript liest die Kundendaten aus einer einfachen Tabelle, befüllt die Word-Vorlage und erzeugt ein fertiges PDF auf Knopfdruck.
Handwerksbetrieb
Lieferscheine per OCR auslesen
Eingescannte Lieferscheine landeten in einem Ordner und wurden manuell zugeordnet. Eine Texterkennung liest die Belege automatisch aus, extrahiert Datum, Betrag und Lieferant und trägt sie in die Tabelle ein.
Dienstleister
Monatsrechnungen automatisch versenden
Ein Dienstleister schrieb jeden Monat 30 Rechnungen einzeln. Ein Skript liest die Kundenliste, erzeugt für jeden Kunden eine Rechnung als PDF und versendet sie direkt per E-Mail — ohne einen einzigen manuellen Klick.
Was kostet das konkret?
Alle Projekte werden als Pauschale angeboten — kein Stundensatz, kein offenes Ende. Sie wissen den Preis, bevor wir anfangen.
Vorlage automatisch befüllen + PDF erzeugen
Eine bestehende Word- oder PDF-Vorlage wird mit Daten aus einer Tabelle befüllt und als fertiges Dokument gespeichert. Umsetzung in 2–3 Wochen.
400–700 €
Pauschale
Befüllen + automatischer Versand per E-Mail
Das erzeugte Dokument wird direkt an den richtigen Empfänger per E-Mail versendet — einzeln oder als Stapellauf für mehrere Empfänger. Umsetzung in 2–4 Wochen.
700–1.200 €
Pauschale
OCR-Auslesen + Zuordnung + Ablage
Gescannte Dokumente werden per Texterkennung ausgelesen, dem richtigen Vorgang zugeordnet und automatisch abgelegt oder in eine Tabelle übertragen. Umsetzung in 3–5 Wochen.
1.000–2.000 €
Pauschale
Häufige Fragen
Funktioniert das auch mit gescannten Papierbelegen?
Ja. Per Texterkennung (OCR) werden auch eingescannte Belege ausgelesen und automatisch zugeordnet.
Kann ich meine eigenen Vorlagen verwenden?
Ja. Ihre bestehenden Word- oder PDF-Vorlagen werden als Grundlage genutzt und automatisch mit den richtigen Daten befüllt.
Werden die Dokumente auch versendet?
Auf Wunsch ja — die fertigen Dokumente können automatisch per E-Mail an den richtigen Empfänger gehen.
Was ist PDF-Automatisierung für Handwerks- und Gewerbebetriebe?
PDF-Automatisierung bedeutet, dass Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Verträge automatisch mit den richtigen Kundendaten befüllt und als fertige PDF-Datei erzeugt werden — ohne manuelles Tippen oder Kopieren. Das spart pro Dokument mehrere Minuten und eliminiert Tippfehler.
Wie genau ist die Texterkennung (OCR) bei gescannten Belegen?
Bei klar gescannten Dokumenten liegt die Erkennungsgenauigkeit bei über 95 %. Sehr schlechte Scans oder Handschrift werden als unsicher markiert und zur manuellen Prüfung herausgestellt — es geht also nichts verloren.
Kann die Lösung in meine Buchhaltungssoftware integriert werden?
In vielen Fällen ja. Gängige Programme wie DATEV, Lexware oder einfache Excel-Buchhaltung lassen sich über Exporte oder direkte Schnittstellen einbinden. Ob das in Ihrem Fall sinnvoll umsetzbar ist, klären wir im ersten Gespräch.
Welche Dokumente kosten Sie am meisten Zeit?
Zeigen Sie mir Ihre Vorlagen und Ihren Ablauf. Ich sage Ihnen, welcher Teil sich automatisieren lässt — kostenlos und unverbindlich.
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